Politique de confidentialité

1. Introduction

Vellum Nord traite les données personnelles de ses clients dans le cadre strict de la fourniture de ses prestations de préparation documentaire. La présente politique explique quelles données sont collectées, à quelle fin, selon quelle base légale, et quels droits vous disposez à leur égard.

La présente politique s'applique à toute personne qui prend contact avec Vellum Nord, utilise notre formulaire de contact en ligne, ou conclut un accord de prestation avec nous. Elle est rédigée conformément à la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD) et à son ordonnance d'application.

2. Données personnelles collectées

Nous collectons uniquement les données nécessaires à la réalisation de nos prestations :

• Identité : nom, prénom.
• Coordonnées : adresse email, numéro de téléphone.
• Documents confiés : copies ou originaux de pièces liées à un véhicule ou à une démarche administrative, uniquement dans le cadre d'une prestation commandée.
• Données de navigation : cookies techniques et, si vous y avez consenti, cookies analytiques (voir notre Politique de cookies).

Nous ne collectons pas de données sensibles au sens de la LPD (données de santé, opinions politiques, données biométriques, etc.). La base légale du traitement est l'exécution du contrat de prestation ou, pour les demandes de contact, notre intérêt légitime à répondre aux sollicitations.

3. Utilisation des données

Vos données sont utilisées exclusivement aux fins suivantes :

• Réalisation de la prestation commandée (préparation de formulaires ou de dossiers).
• Communication relative à votre dossier (questions, remise des documents, suivi).
• Facturation et archivage comptable obligatoire.
• Amélioration de notre site web (données anonymisées si cookie analytique accepté).

Nous n'utilisons pas vos données à des fins de prospection commerciale sans votre accord explicite et nous ne transmettons vos données à aucun tiers en dehors du cadre de la prestation.

4. Durée de conservation

• Documents originaux confiés : restitués ou détruits au plus tard 30 jours après la fin de la prestation.
• Coordonnées et échanges : conservés 5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle (prescription civile suisse).
• Pièces comptables : conservées 10 ans conformément au Code des obligations suisse.
• Données de navigation : selon les paramètres définis dans notre Politique de cookies.

5. Mesures de protection

Les données numériques sont stockées sur des supports non connectés au réseau public et accessibles uniquement aux membres de l'équipe concernés par votre dossier. Les documents physiques sont conservés dans des armoires fermées à clé dans notre bureau. Aucun accès à distance aux dossiers clients n'est possible.

En cas de violation de données susceptible de vous porter préjudice, nous vous en informons dans les meilleurs délais, conformément à nos obligations légales.

6. Cookies

Notre site utilise des cookies techniques nécessaires à son fonctionnement ainsi que des cookies optionnels (analytiques, préférences) soumis à votre consentement. Pour le détail des types de cookies et la gestion de vos préférences, consultez notre Politique de cookies.

7. Vos droits

Conformément à la LPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès à vos données personnelles que nous détenons.
• Droit de rectification en cas d'information inexacte.
• Droit à l'effacement, sous réserve des obligations légales de conservation.
• Droit à la portabilité des données dans un format courant.
• Droit de retirer votre consentement à tout moment (sans effet rétroactif).
• Droit de déposer une réclamation auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

Pour exercer l'un de ces droits, adressez-vous à [email protected] ou par courrier à notre adresse de bureau.

8. Liens vers des sites tiers

Notre site peut contenir des liens vers des sites externes. Vellum Nord n'est pas responsable des pratiques de confidentialité de ces sites et vous invite à consulter leurs politiques respectives.

9. Personnes mineures

Nos prestations sont destinées aux personnes majeures (18 ans et plus) capables de contracter. Si vous avez moins de 18 ans, veuillez faire appel à un représentant légal pour toute démarche avec notre bureau.

10. Mises à jour de la politique

La présente politique peut être modifiée en cas d'évolution légale ou de changement dans nos pratiques. La date de mise à jour est indiquée en tête de page. En cas de modification importante, nous vous en informerons par email si vous avez une relation contractuelle active avec nous.

11. Contact pour les questions relatives aux données

Pour toute question concernant le traitement de vos données personnelles :

Vellum Nord
Avenue de la Gare 27
1920 Martigny, Suisse
Email : [email protected]
Téléphone : +41 27 723 68 24